Gestão de força de trabalho externa e regular com o SAP Fieldglass e o SAP SuccessFactors

Os freelancers e os funcionários externos aumentam continuamente, impulsionados por fatores estruturais, tais como a crescente vontade de autonomia entre os profissionais qualificados, mas também por ecossistemas dedicados (como plataformas) e um maior desejo de ter nas empresas indivíduos que disseminam uma cultura de inovação e que representam um tremendo conjunto de talentos.

Obtenha visibilidade sobre os funcionários externos dentro da empresa

Todos os trabalhadores não tradicionais: autónomos e freelancers, subcontratados, trabalhadores temporários e funcionários sazonais… representam, em média, 44% do custo total da mão-de-obra. Abrangem todos os tipos de posições dentro da organização. Programador, gestor de projeto, designer gráfico, gerente, funcionário de receção e até diretor… pode recrutar externamente todos os perfis necessários para executar um projeto com sucesso.

Neste contexto, a limitada visibilidade dada a esses trabalhadores externos trava uma empresa na sua procura de talentos. Além disso — e isto é um facto que normalmente não é tido em consideração — esta falta de visibilidade também expõe os decisores a riscos operacionais e legais significativos!

A montante: estruturar um conjunto de freelancers e fornecedores

Na maioria das empresas, a equipa de operações contrata os freelancers diretamente, provavelmente envolvendo o Departamento de Compras, mas deixando o departamento de RH de fora. A tarefa de um trabalhador externo é realizada normalmente sem que a informação sobre a sua colaboração esteja acessível de forma documentada e transparente, como através de uma avaliação do trabalho realizado, ou mesmo sem informações sobre pagamentos e contratos.

Estamos longe de uma abordagem conjunta entre os departamentos de RH, de Compras e o de Negócios, que poderia ser implementada desde o referenciamento até as etapas de avaliação, seleção e contratação.

Esta falta de visibilidade afeta também as comissões executivas.

As organizações precisam de saber quais as tarefas que os trabalhadores externos estão a executar, qual o seu perfil, quais as equipas em que estão a trabalhar, qual o seu custo, mas também quais os recursos da empresa a que têm acesso e quais os riscos operacionais e legais existentes (segurança de dados, mas também subcontratação ilegal).

Gerir os colaboradores regulares e a força de trabalho externa: isto é o Total Workforce Management

Algumas empresas implementaram um “Vendor Management System” (VMS), um sistema de gestão de fornecedores, para o Departamento de Compras. Os RH não o utilizam. Desta forma, a gestão de talentos permanece compartimentada: a gestão de funcionários internos com o sistema HCM e a de trabalhadores externos com o VMS.

Atualmente encontramos trabalhadores externos em todos os tipos de posições numa empresa e, frequentemente, em equipas “mistas” com funcionários internos, tornando-se essencial uma integração altamente operacional dos sistemas HCM e VMS.

Como é que a solução SAP Fieldglass se integra com o SAP SuccessFactors?

A solução SAP Fieldglass permite controlar o trabalho externo em dois níveis: o nível individual, para freelancers, prestadores de serviços e trabalhadores temporários (os campos a preencher são semelhantes aos de um Sistema de Informação de RH); e o nível da empresa, para consultores (a fornecer ativos ou a trabalhar para metas, em particular). Esse banco de dados pode ser usado diariamente para localizar o trabalho de trabalhadores externos e, com o objetivo de recrutamento, para realizar uma campanha e encontrar pessoas adequadas.

A integração do SAP SuccessFactors e do SAP Fieldglass fornece informações consistentes sobre os trabalhadores internos e externos: CV, certificação e acreditação, preços, datas de início e término da tarefas, equipa de avaliação, supervisor, disponibilidade, termos e condições do contrato, faturação e pagamentos. As informações do VMS passam pelo sistema de RH para que estes tenham exatamente as mesmas informações para todo o talento.

Ambas as soluções partilham o mesmo DNA: 100% hospedadas na nuvem, flexíveis e intuitivas. A integração do SAP Fieldglass VMS e do SAP SuccessFactors Employee Central para os principais processos de RH decorre em três fases: replicar os campos base (acesso, entidade legal, site, centro de custo, etc.) do SuccessFactors para o Fieldglass, criar pedidos e, em seguida, replicar dados do SAP Fieldglass para o SAP SuccessFactors. O Total Workforce Management pode ser posto em operação em um ou dois meses.