Hoje, a utilização de recursos externos representa 44% da força de trabalho total das empresas e chegará a metade até 2020.
Essa força de trabalho externa contribui para a atividade e bom andamento dos negócios, mas não existem dados RH sobre ela, pois geralmente não são integrados com o SIRH.
Como ter boa visibilidade nesses “recursos externos”? Quem são eles? Quais são suas missões? Onde estão? Quais são seus acessos dentro da empresa? Quanto custam? Quais são os riscos para a organização decorrentes da utilização de recursos externos?
Estas são algumas das perguntas que deverá responder ao utilizar recursos externos.
O que é a força de trabalho externa?
São pessoas que trabalham para uma empresa cliente, sem serem consideradas funcionários permanentes dessa empresa.
Deveremos distinguir:
- Recursos externos: freelancers, consultores, trabalhadores temporários ou sazonais, interinos …: no decorrer da sua missão eles são supervisionados pela empresa cliente mas sem serem seus funcionários.
- Pessoal externo no contexto de aquisição de serviços: a empresa confia uma missão ou projeto a um fornecedor de serviços. As partes interessadas no projeto não são pois geridas ou supervisionadas pela empresa do cliente, mas por uma entidade externa (o fornecedor de serviços).
Ponto de situação da mão de obra externa
De acordo com o estudo External Workforce Insights 2018 da SAP Fieldglass, 69% das empresas dizem que o uso de recursos externos permite gerir eficazmente:
- A procura derivada de projetos,
- A demanda sazonal,
- O tamanho de sua força de trabalho.
Hoje, 44% do orçamento destinado à gestão da massa salarial é gasto em recursos externos. Além disso, 40% das empresas usam trabalhadores externos para preencher a lacuna de competências na sua força de trabalho permanente.
Como tal, a utilização de recursos externos frequentemente coloca alguns problemas para as empresas:
- Visibilidade limitada das despesas,
- Gestão de procura não otimizada,
- Erros no pagamento de faturas e pagamentos dos colaboradores,
- Má gestão das atividades dos recursos externos,
- Derrapagens orçamentais (rogue spending ou gastos nãoautorizados),
- Falta de informações e dados de gestão.
Este último ponto é de importância crucial para saber com precisão a extensão das atividades de seus recursos externos.
O que precisa de saber
Para gerir esses funcionários externos da maneira mais eficiente possível, é essencial que responda a estas cinco perguntas:
Quem trabalha para si?
Como esses trabalhadores externos não são considerados funcionários da empresa, eles não aparecem em seus registos RH ou no sistema de informações de RH (SIRH). No entanto, é importante saber que pessoas estão a trabalhar para o seu negócio.
O que fazem?
Depois de referenciar as pessoas externas que trabalham para a sua empresa, é essencial saber o que elas fazem, em que projetos trabalham, em que departamento…
Onde estão?
Em que país, cidade ou filial esses recursos externos estão colocados? Deverá conseguir localizar cada um de seus colaboradores externos a qualquer momento.
Que ferramentas ou equipamentos utilizam?
Os seus funcionários externos usam um computador ou um telefone da sua empresa? Eles têm acesso específico a determinados arquivos, aplicações ou software? Ter acesso a essas informações permitirá que, no final de cada missão, possa recuperar tudo o que pertence à sua empresa e assim reduzir os riscos de segurança removendo o acesso a essas pessoas.
Quanto custam?
Finalmente, e talvez a informação mais importante para uma empresa, quanto custam seus recursos externos? Conhecer esses dados permite que seja transparente em termos de orçamento, sabendo exatamente para onde vão as suas despesas e assim otimizar e melhor gerir o seu orçamento.
Todos os dados que respondem a estas perguntas podem ser recolhidos, geridos e armazenados através de um SIRH adaptado às questões relacionadas com recursos externos.
Qual a solução para uma gestão completa de recursos externos?
O SAP Fieldglass é uma solução SIRH Cloud que permite às organizações envolver, alojar e gerir a força de trabalho externa ao mesmo tempo que aderem às políticas e regras corporativas.
A plataforma SAP Fieldglass oferece uma flexibilidade de configuração muito ampla para atender às necessidades de qualquer negócio. Esta solução está equipada com:
- Gestão em tempo real: estas ferramentas de análise on-line ajudam os gestores e fornecedores da empresa a tomar as melhores decisões e melhor gerir a atividade dos recursos externos. Gerir essas informações em tempo real pode otimizar os resultados da empresa.
- Aplicações colaborativas on-line: mensagens e comunicação instantâneas para promover partilha entre funcionários, chefias, trabalhadores externos e fornecedores permitindo que todos trabalhem num único ambiente.
- Sistema de automatização de tarefas: O sistema de faturação pode ser automatizado, RTTs automáticos, despesas de viagem, horas extras ou custos de refeições podem ser automaticamente considerados.
Além disso, o SAP Fieldglass, que é totalmente compatível com a legislação em vigor, permite a otimização de acordos comerciais e, ao mesmo tempo, reduzir os custos de gestão de recursos externos.
