Rever os reports de despesas de viagem dos colaboradores nunca foi uma tarefa fácil, sobretudo quando os processos são todos manuais à base de Excel. Contudo vale a pena analizar as tendências emergentes associadas à optimização da gestão de despesas de viagens já que os resultados podem ser satisfatórios.
De acordo com a PayStream Advisors, empresas que escolheram automizar os seus processos de gestão de despesas, reduziram os custos de rever reports de despesas de viagem em mais de 70%. (1)
Como? O processamento manual destes reports custa em média 22 euros. Já com um processamento digital, os custos descem abaixo dos 6 euros. (1) De facto, uma solução digital permite a automação de muitas tarefas, o que diminui a probabilidade de erros manuais. Permite também, ao contrário do tão adorado Excel, incluir todos os documentos necessários para garantir uma boa revisão de despesas, como recibos, e ainda de detectar fraudes e despesas duplicadas.
É que é possível integrar em certas ferramentas como a SAP Concur a informação do cartão de crédito da empresa, para além de que disponibiliza uma APP para dispositivos móveis que inclui uma funcionalidade de leitura óptica dos recibos.
Por outro lado, alertas automáticos que permitem bloquear submissão de despesas fora da política, ou ajudas visuais que realçam possíveis duplicações ou outros desvios, são um auxílio incrível tanto para os viajantes, como para quem revê os reports.
Isso significa que muitos colaboradores teriam um ganho de tempo diário bastante considerável. Olhando a números, empresas equipadas com uma solução digital como a do SAP Concur obtiveram um ganho de tempo de 60% para a criação de um report de despesas e de 30% em relação à eficiência das equipas de revisão de despesas de viagens (2).
Os argumentos a favor da optimização destes processos não se esgotam nos acima mencionados. Também para a própria gestão existem mais valias interessantes.
Comummente os orçamentos de viagens para certos projectos ou centros de custo são ultrapassados e não existe muita transparência em relação às causas desses desvios. Não só os orçamentos, mas de acordo com a Forrester (3) mais de metade dos gestores têm também problemas a gerir bem os fluxos de tesouraria. Problema que pode ser contornado se as empresas apostarem numa plataforma digital com toda a informação integrada. A vantagem destas ferramentas como a SAP Concur é que, para além da possível conexão com sistemas financeiros, existe ainda um módulo de reporting que permite não só analisar os gastos correntes, como permite através da tendência antecipar os gastos futuros. Isto tudo numa interface bastante intuitiva, onde o colaborador pode seguir a política da empresa desde a marcação da viagem, até à submissão de despesas, passando depois pelos diferentes níveis de aprovação.
Actualmente não faltam ferramentas para agilizar e descomplicar os processos de gestão de despesas de viagens. Porquê ignorar as tendências?
“A mudança é a lei da vida e aqueles que olham apenas para o passado ou para o presente por certo vão perder o futuro.”
John F. Kennedy
Isabel Barbosa
SAP Concur Consultant
Fontes:
(1) Travel and Expense Management Report (PayStream Advisors)
(2) Les entreprises dynamisent leur gestion des frais et déplacement professionnels grâce à la transformation digitale (IDC)
(3) The Journey To Better Travel, Expense, And Invoice Management: A Spotlight On EMEA (Forrester)
