Beheer al uw medewerkers, intern en extern, met SAP Fieldglass en SAP SuccessFactors

De aanwezigheid van freelancers en onderaannemers neemt toe, aangemoedigd door structurele factoren zoals de groeiende drang naar autonomie bij gekwalificeerde werknemers, een toegewijd ecosysteem (met name platformen), en een groeiende interesse van bedrijven voor deze profielen, die een uitzonderlijke bron van talent vormen en een cultuur van innovatie verspreiden.

Een goed zicht krijgen op externe medewerkers binnen het bedrijf

Zelfstandigen en freelancers, personeel dat wordt geleverd door een onderaannemer, een dienstverlenend bedrijf of een gespecialiseerd orgaan, … nemen nu al gemiddeld 44% van de totale arbeidskosten voor hun rekening en hebben zich verspreid over alle functies binnen organisaties.

Ontwikkelaar, IT-projectmanager, grafisch ontwerper, manager, receptionist en zelfs directeur: alle profielen die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen, kunnen extern worden aangeworven.

In deze context belemmert de beperkte zichtbaarheid van deze externe medewerkers de onderneming in de race om talent voor de aan de gang zijnde digitale en maatschappelijke transformaties. Een andere factor die besluitvormers niet zo voor de hand ligt, is dat dit gebrek aan zichtbaarheid hen ook blootstelt aan aanzienlijke operationele en juridische risico’s.

Upstream: structureren van een pool van freelancers en dienstverleners

In de meeste bedrijven sluit het operationele personeel rechtstreeks contracten met freelancers, waarbij eventueel de afdeling inkoop wordt betrokken, maar niet noodzakelijkerwijs de personeelsafdeling. En de opdracht van een externe medewerker vindt vaak plaats zonder geformaliseerde en transparante toegang tot informatie, zoals de evaluatie van het verrichte werk, of zelfs de prijsstelling en contractuele aspecten van de samenwerking.

Het gebrek aan zichtbaarheid is zelfs voelbaar in de beheerscomités.

Welke specifieke taken voeren de externe medewerkers uit? Wat is hun profiel? In welke teams werken ze? Hoeveel kosten ze? Tot welke bedrijfsmiddelen hebben zij toegang en wat zijn de daaraan verbonden risico’s (b.v. gegevensbeveiliging, maar ook strafbare feiten)?

Beheer van alle medewerkers, zowel intern als extern: dit is Total Workforce Management

Sommige bedrijven hebben al een Vendor Management System (VMS), dat vaak alleen door de afdeling Inkoop wordt gebruikt, niet door HR. Talent management blijft dus silo’s: interne werknemers in het HRIS, externe werknemers in het VMS.

Gezien het toenemend aantal “gemengde” teams binnen organisaties is het noodzakelijk verder te gaan en de systemen echt te integreren, zodat het bedrijf te allen tijde beschikt over duidelijke, betrouwbare en consistente informatie voor alle werknemers.

Deze integratie gaat in de richting van een “extended company”, die zijn interne (werknemers) en externe (freelancers, onderaannemers, uitzendkrachten, seizoenarbeiders, enz.) middelen met dezelfde eis aanwerft, begeleidt en verenigt.

Hoe integreert de Fieldglass-oplossing met de SuccessFactors-oplossing?

De SAP Fieldglass-oplossing, een echt “HRIS voor externe medewerkers”, maakt het mogelijk de uitzendkrachten op twee niveaus te volgen: op individueel niveau voor de zelfstandigen (de in te vullen velden zijn vergelijkbaar met die van een HRIS), en op bedrijfsniveau voor de onderaannemingspartners (met name de naleving van de administratieve voorschriften en de voortgang van de mijlpalen). Deze gegevensbank maakt het enerzijds mogelijk de dagelijkse werkzaamheden van buitenstaanders te volgen en anderzijds, in het kader van aanwervingen, zoekopdrachten uit te voeren en relevante profielen te vinden.

De integratie van de twee oplossingen SuccessFactors en Fieldglass levert homogene informatie op voor zowel interne als externe populaties: cv’s, toelatingen of accreditaties, tarieven, begin- en einddatum van missies, bijgevoegd team, supervisor, beschikbaarheid, contractuele clausules, facturering en betalingen. De informatie van het VMS wordt teruggekoppeld naar het HRIS en er is geen hiaat meer. HR-afdelingen beschikken over precies dezelfde informatie voor al hun talent.

Beide oplossingen hebben hetzelfde DNA: 100% cloud, flexibel, intuïtief. De integratie van SAP Fieldglass VMS en SAP SuccessFactors Employee Central HR vindt plaats in drie fasen: replicatie van basisvelden (identificator, juridische entiteit, site, kostenplaats, enz.) van SuccessFactors naar Fieldglass, aanmaak van query’s, en vervolgens replicatie van gegevens van Fieldglass naar SuccessFactors. Total Workforce Management kan binnen één tot twee maanden operationeel zijn.

Beluister ook onze podcast: Intelligent en Strategisch Procurement – HR een vaak vergeten procurement-onderdeel