In het kort
Naam van het bedrijf: BIC
Oplossingen: Concur Expense, Concur Mobile, ExpenseIt, Intelligence
Industrie: Manufacturing
Verkoop: €1.627 miljard (2020)
Aantal medewerkers: Meer dan 11.000 medewerkers
Locatie: Aanwezig in 160 landen
Waarom SAP Concur?
- De transversaliteit van de oplossing wereldwijd
- De homogenisering van het IS-ecosysteem
- De digitalisering van het uitgavenbeheer
- Vereenvoudiging door digitalisering met bewijskracht
- De mogelijkheid om SAP Concur te verbinden met andere platforms (ERP, IS en HR)
- De mogelijkheid om in de Cloud te werken
- Betere zichtbaarheid en controle van uitgaven door rapportage
- De mogelijkheid om boekhoudprocessen en -activiteiten te herstructureren
- Systeembeveiliging en controleerbaarheid
Over BIC
Als een van ’s werelds toonaangevende fabrikanten van kantoorartikelen, aanstekers en scheerapparaten, maakt BIC het dagelijks leven van consumenten plezieriger en eenvoudiger. Al meer dan 75 jaar maakt het bedrijf essentiële producten van hoge kwaliteit toegankelijk voor iedereen, overal ter wereld. Deze missie heeft BIC in staat gesteld een van de meest erkende merken te creëren. Vandaag de dag verkoopt BIC producten in meer dan 160 landen, en is de Groep ook eigenaar van iconische merken zoals BIC® Kids, BIC FlexTM, BodyMark by BIC TM, Cello®, Djeep, Lucky Stationery, Rocketbook, Soleil®, Tipp-Ex®, Us.TM en Wite-Out®. In 2020 realiseerde BIC een omzet van 1.627,9 miljoen euro. BIC is genoteerd op Euronext Parijs en is opgenomen in de beursindexen SBF120 en CAC MID 60. Daarnaast heeft de Groep een ‘A-‘ rating gekregen in de CDP ranking.
Zorgvuldige pre-projectfase voor succesvolle implementatie
BIC is in 2019 gestart met de wereldwijde uitrol van de SAP Concur-oplossing om het onkostendeclaratiebeheer te homogeniseren. Begeleid door ARAGO Consulting zorgde de internationale IT-afdeling, gevestigd in Frankrijk, voor de fundamenten van het project door de nodige tijd te nemen om governance en een kernmodel op te zetten dat over de hele wereld kon worden ingezet. “We hebben in het voortraject veel werk verzet om het financiële en boekhoudkundige kernmodel te definiëren en het uitgavenbeleid te herzien,” legt Thomas Rivière uit, SAP Concur Program Manager, Senior Business Analyst, IT Group Functions, bij BIC. “We hebben ook de tijd genomen om het project met de verschillende betrokken partijen te bespreken om het goed te structureren. Deze eerste fase bleek cruciaal te zijn.”
Deze uniformisering, dat 29 landen betreft en zal worden uitgerold naar de andere landen van de Groep, vereist een nauwkeurige methodologie. “Het succes van onze samenwerking met ARAGO Consulting is gebaseerd op de collectieve inspanning om een kernmodel te definiëren dat aan elk land kan worden aangepast, met een sterke focus op het financiële gedeelte (fiscale regels, groepsbeleid en rekeningstelsels) voor internationale ontplooiing.” Thomas Rivière legt uit. “Door al twee jaar met hetzelfde team te werken, hebben we kunnen profiteren van een vertrouwde partner die onze omgeving en de specifieke kenmerken van onze organisatie kent. Het team van ARAGO Consulting heeft blijk gegeven van een groot aanpassingsvermogen om de specifieke kenmerken en mogelijke angsten in bepaalde landen te overwinnen en ervoor te zorgen dat het model en het platform goed worden ontvangen en aangepast in elke entiteit van de Groep.”
Een nieuw wereldwijd boekhoudkundig basismodel
In deze eerste fase van het project moest ook rekening worden gehouden met de lokale en reglementaire specificiteiten die door bepaalde landen werden opgelegd. ARAGO Consulting heeft ook op dit gebied lokale expertise en advies geleverd.
De invoering van SAP Concur op het niveau van de BIC-groep was ook een gelegenheid om de boekhoudkundige organisatie op vijf niveaus (geografisch gebied, land, entiteit, departement, kostenplaats, …) te herdenken. “Deze nieuwe structuur en een nieuw geharmoniseerd rekeningstelsel verbeterden de manier waarop boekhoudteams onkostendeclaraties verwerken. Bovendien hebben de automatisering van de integratie en de harmonisering geleid tot een vlotter proces voor de financiële teams. We zullen deze nieuwe structuur repliceren in onze andere tools,” zegt Thomas Rivière.
Veel criteria om uit te kiezen
De keuze voor een platform als SAP Concur Expense lag voor de BIC Group voor de hand. De oplossing stelt de Groep in staat om al haar landen aan te spreken, verbinding te maken met andere systemen (ERP, IS en HR), te evolueren in de Cloud – de wens van de Groep om wereldwijd tools in de Cloud in te zetten – maar ook om de controle op de uitgaven te optimaliseren door middel van rapportage, een essentiële eis van de inkoop. “Ik was me bewust van de kracht van Concur; het is een van de beste oplossingen op de markt. Het is een van de beste oplossingen op de markt”, zegt Thomas Rivière. “Bovendien profiteerden we van een grote kennis van de tool en de lokale regels door de ondersteuning van ARAGO Consulting en van de zeer positieve feedback in de landen waar we de oplossing in de eerste fasen van het programma hebben ingezet.”
Snelle adoptie en hoge gebruikerstevredenheid
BIC koos ook voor SAP Concur Mobile, een echt pluspunt voor de gebruikers. Vandaag is de feedback zeer positief. “We wachten ook op de implementatie van de bewijskracht – die momenteel in drie landen beschikbaar is – in al onze entiteiten om ontvangstbewijzen te certificeren”, voegt hij eraan toe. Uiteindelijk zal de overgrote meerderheid van de entiteiten van de BIC Group SAP Concur Expense gebruiken. In de landen waar het systeem al wordt gebruikt, zijn de gebruikers erg blij met deze nieuwe tool.
De financiële afdelingen zien een echte verandering ten opzichte van de eerder gebruikte tools: vereenvoudiging, tijdsbesparing, betere compliance, in het bijzonder. “SAP Concur heeft ons ook veel meer structuur gegeven in onze processen en activiteiten. De directe integratie in het ERP is ook een troef voor de boekhouding, net als de automatische integratie van medewerkers van onze interne tools (HR, IT) in SAP Concur”, zegt Thomas Rivière, alvorens te besluiten: “Dit project heeft ons geholpen bij de invoering van andere tools. We konden bewijzen dat het haalbaar was om globale oplossingen te implementeren en te ontwerpen binnen de Groep, ondanks gefragmenteerde lokale processen.”
Om meer te weten te komen over de implementatie van SAP Concur bij BIC, kunt u de volledige testimonial downloaden:
