ARAGO Consulting, een integratiepartner van SAP Concur, heeft een oplossing ontworpen om interne en externe herfacturering te vereenvoudigen en te automatiseren. De ontwikkeling van ‘Extract-IT for Concur Expense’ werd geïnspireerd door de ervaring van de eigen consultants van ARAGO Consulting.
“Wij herfactureren onze klanten zelf, en dat is een relatief groot bedrag. Als dit proces, dat manueel gebeurt, slecht wordt uitgevoerd door de teams – een uitgave vergeten bijvoorbeeld – heeft dat een flinke impact op de nettomarge”, legt Damien Morvan uit, Pre-Sales Manager SAP Concur bij ARAGO Consulting.
‘Extract-IT for Concur Expense’ is bedoeld voor bedrijven die SAP Concur Expense al gebruiken, maar kosten moeten doorberekenen aan bedrijven van klanten of intern (bijvoorbeeld aan een andere entiteit in een groep). Tot nu toe moesten werknemers de restaurant-, accommodatie- of reiskosten, die aan de ondersteunende documenten waren gelinkt, handmatig ophalen en bij de factuur voegen. Afgezien van de tijd die aan deze taak wordt besteed en die zou kunnen worden besteed aan taken met meer toegevoegde waarde voor het bedrijf, is het risico van fouten reëel en kan dit uiteindelijk schadelijk zijn voor het financieel beheer van een organisatie.
Om dit probleem aan te pakken bedacht ARAGO Consulting ‘Extract-IT for Concur Expense’, waarmee uitgaven met een paar klikken kunnen worden opgehaald.
Hoe werkt het? Vanuit Extract-It kunt u eenvoudig naar uitgaven zoeken op projectcode, klantnaam, kostenplaats of andere toegankelijke informatie. Eenmaal geselecteerd kunnen de kosten met ondersteunende documenten in PDF-formaat worden gedownload. Zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Door de extractie van uitgaven te automatiseren, biedt Extract-It vele voordelen:
- Het bespaart werknemers tijd
Door Extract-It te gebruiken, kunnen de teams die verantwoordelijk zijn voor onkostendeclaraties en herfacturering zich concentreren op hun eigen werk en hun tijd besteden aan taken met een hogere toegevoegde waarde, wat uiteindelijk bijdraagt tot een grotere dagelijkse tevredenheid.
- Het levert besparingen op voor het bedrijf
Tijd is geld! Door de tijd van werknemers – projectmanagers, auditors of financiële controleurs – te besparen, worden ook de kosten voor het bedrijf verminderd. Organisaties die hebben besloten hun onkostenbeheer te automatiseren, verlagen bijvoorbeeld de kosten voor het verwerken van onkostendeclaraties met meer dan 70%*.
- Het verbetert de realtime datakwaliteit
Dankzij de automatisering en digitalisering verbetert Extract-It de traceerbaarheid van gegevens en documenten die voor de herfacturering worden geleverd. Met de dynamische update biedt Extract-It de in realtime geregistreerde uitgaven aan. Hierdoor vergeten de teams geen enkele factuur.
- Het garandeert gegevensbeveiliging
Net als bij het gebruik van SAP Concur Expense worden de veiligheid en het juiste gebruik van gegevens gegarandeerd. Het is mogelijk privacyregels in te stellen en de toegang voor werknemers te beperken. Gebruikers hebben alleen toegang tot de gegevens die voor hen relevant zijn.
- Het biedt de mogelijkheid om de interface aan te passen aan de behoeften
Het is mogelijk om de interface te kiezen uit verschillende voorgestelde modellen, maar ook om deze aan te passen aan de behoeften: het toevoegen en verwijderen van velden of het wijzigen van de zoekcriteria: datum, bedrag, soort kosten, afdeling, project, werknemer, enz.
- Het is geïntegreerd in het SAP Concur-systeem
Extract-It maakt rechtstreeks verbinding met SAP Concur in Plug & Play modus en kan in een paar uur worden geïnstalleerd. Bovendien is Extract-IT rechtstreeks geïntegreerd in SAP Concur, waardoor dezelfde identificatie kan worden gebruikt als voor het bestaande systeem.
*Travel and Expense Management Report (PayStream Advisors)
