Pilotez toutes vos ressources, internes comme externes, avec Fieldglass et SuccessFactors

La présence des free-lances et personnels de sous-traitance ne fait que s’accroître, encouragée par des facteurs structurels tels que le désir grandissant d’autonomie chez les actifs qualifiés, un écosystème dédié (plateformes, notamment), une appétence croissante des entreprises pour ces profils qui représentent un exceptionnel gisement de talents et diffusent une culture d’innovation.

Acquérir une bonne visibilité sur les ressources externes, au sein de l’entreprise

Travailleurs indépendants et free-lances, personnel mis à disposition par un sous-traitant, une société de service ou un organisme spécialisé, … représentent déjà en moyenne 44 % des coûts totaux de main-d’œuvre et ont gagné toutes les fonctions au sein des organisations.

Développeur, chef de projet informatique, graphiste, manager, agent d’accueil et même directeur : on peut recruter en externe tous les profils nécessaires pour mener à bien un projet.

Dans ce contexte, une visibilité limitée sur ces ressources freine l’entreprise dans la course aux talents qui se joue pour faire face aux transformations digitales et sociétales à l’œuvre. Autre facteur moins présent à l’esprit des décideurs, ce manque de visibilité les expose également à des risques opérationnels et juridiques importants.

En amont : structurer un vivier de freelances et de prestataires

Dans la plupart des entreprises, les opérationnels contractualisent directement avec les freelances, en impliquant éventuellement la Direction des Achats, mais pas forcément les Ressources Humaines. Et la mission d’un collaborateur externe se déroule bien souvent sans que ne soient accessibles de manière formalisée et transparente des informations telles que l’évaluation du travail effectué, ni même les aspects tarifaires et contractuels de la collaboration.

On est loin d’une démarche menée conjointement entre les fonctions RH, Achats et Métiers, et qui se déploierait du référencement à l’évaluation, en passant par la sélection et la contractualisation.

Le manque de visibilité se ressent jusqu’au sein des comités de direction.

Quelles tâches précises remplissent les collaborateurs externes ? Quel est leur profil ? Dans quelles équipes travaillent-ils ? Combien coûtent-ils ? A quelles ressources de l’entreprise ont-ils accès et quels sont les risques associés (sécurité des données, mais aussi délit de marchandage, par exemple) ?

Piloter toutes les ressources, internes comme externes : le Total Workforce Management

Certaines entreprises sont déjà dotées d’un « Vendor Management System » (VMS), bien souvent utilisé par la Direction des Achats seulement, et non par les RH. La gestion des talents demeure ainsi silotée : les collaborateurs internes dans le SIRH, les externes dans le VMS.

Compte tenu du nombre croissant d’équipes « mixtes » au sein des organisations, il faut aller plus loin et véritablement intégrer les systèmes, afin que l’entreprise dispose à tout moment d’une information claire, fiable et homogène pour l’ensemble des collaborateurs.

Cette intégration va dans le sens d’une « entreprise étendue », qui recrute, accompagne et fédère avec la même exigence ses ressources internes (salariés) et externes (freelances, sous-traitants, intérimaires, saisonniers…).

Comment la solution Fieldglass s’intègre-t-elle avec la solution SuccessFactors ?

La solution SAP Fieldglass, véritable « SIRH pour les collaborateurs externes », permet de suivre la main-d’œuvre externe à deux niveaux : à l’échelle de l’individu pour les travailleurs indépendants (les champs à renseigner sont proches de ceux d’un SIRH), et à l’échelle de l’entreprise pour les partenaires de sous-traitance (conformité administrative et progression des milestones, notamment). Cette base de données permet de suivre au quotidien le travail des externes et, d’autre part, dans des contextes de recrutement, d’effectuer des requêtes et trouver des profils pertinents.

L’intégration des 2 solutions SuccessFactors et Fieldglass fournit des informations homogènes pour les populations internes comme externes : CV, habilitations ou accréditations, tarifs, dates de début et de fin de mission, équipe rattachée, superviseur, disponibilité, clauses contractuelles, facturation et paiements. Les informations du VMS remontent dans le SIRH et il n’y a plus de rupture. Les DRH disposent exactement du même niveau d’information pour l’ensemble de leurs talents.

Les deux solutions ont le même ADN : 100 % cloud, flexibles, intuitives. L’intégration du VMS SAP Fieldglass et du core RH SAP SuccessFactors Employee Central se déroule en trois temps : réplication des champs de base (identifiant, entité légale, site, centre de coût, etc.) de SuccessFactors vers Fieldglass, création des requêtes, puis réplication des données de Fieldglass vers SuccessFactors. Le Total Workforce Management peut être opérationnel au bout d’un à deux mois.