SAP Concur Travel & Expense, solution de dématérialisation des notes de frais, a déjà convaincu 45 000 entreprises dans le monde.
Mais son adoption implique de préparer méthodiquement le changement pour un engagement maximal des utilisateurs.
Retour d’expérience de Christoph von Platen, expert SAP Concur chez ARAGO Consulting.
Se faire accompagner pour une solution réellement adaptée
Deuxième poste de dépense des entreprises, les notes de frais représentent un enjeu majeur. Avec Concur Travel & Expense, elles gagnent en rigueur, en visibilité et optimisent leurs coûts d’exploitation.
Pour les collaborateurs, ce type de solution simplifie la corvée des notes de frais.
Le principe est simple : les reçus et justificatifs de dépenses sont photographiés avec le mobile du collaborateur puis le logiciel traite les données jusqu’au remboursement final.
Pour profiter pleinement de cette solution moderne, il est judicieux de se faire accompagner par un partenaire spécialisé.
Pourquoi ? Tout simplement pour bénéficier d’une méthodologie en adéquation avec la typologie de votre entreprise et de votre mode de management, en fonction de vos besoins réels et du profil de vos collaborateurs. Seul un partenaire extérieur sera réellement en mesure de dimensionner le changement et le type de « training » indispensable. Et parce que Concur Travel & Expense autorise de nombreux paramétrages, il saura vous conduire vers les meilleurs choix.
Réussir son déploiement sap concur, c’est impliquer les collaborateurs
Dès la phase projet, il conviendra de créer un panel test d’utilisateurs en intégrant les plus réfractaires au changement afin de comprendre ce qui peut les gêner. Sans oublier les profils plus agiles pour s’assurer de répondre à leur degré de maturité. Ceux-ci seront ensuite des ambassadeurs de la solution au sein de l’entreprise. Tous les départements doivent bien entendu être associés (Finances, RH, Achats, IT… ) car SAP Concur Travel & Expense implique des évolutions dans toutes les pratiques et plus particulièrement celles du back-office.
Autre étape à ne pas négliger : la formation des utilisateurs.
Je conseille d’opter pour des outils de communication personnalisés comme un user guide aux couleurs de l’entreprise afin de faciliter l’adhésion des collaborateurs.
Enfin, la phase de test est cruciale.
C’est le moment de vérifier que tous les besoins sont couverts ! Et de convaincre avec une démo et une prise en main. Sans oublier le rappel régulier des avantages concrets liés à Concur Travel & Expense : 30 minutes maximum par mois pour réaliser sa note de frais au lieu de 3 à 4 heures. Et des remboursements bien plus rapides !
Chez ARAGO Consulting, où la solution est en place, 100 % des utilisateurs l’ont adoptée dès le premier mois d’utilisation.
Après un parcours au sein de grands groupes de l’industrie du corporate travel (IHG, HRG, American Express) Christoph von Platen, EMEA Business Developement Manager a travaillé sur l’offre Concur au sein de SAP durant 3 ans, avant de rejoindre ARAGO Consulting en 2017 pour y développer l’activité SAP Concur sur l’ensemble des marchés sur lesquels opère ARAGO Consulting.
