Aujourd’hui, le recours aux ressources externes représente 44% des effectifs globaux des entreprises, et représentera la moitié des effectifs d’ici 2020.
Cette main d’œuvre externe contribue à l’activité ou au bon fonctionnement de l’entreprise, et pourtant, on ne recense à son sujet aucune donnée RH, puisqu’elle n’est généralement pas intégrée au sein du SIRH.
Comment avoir une bonne visibilité sur ces « ressources externes » ? Qui sont-elles ? Quelles sont leurs missions ? Où sont localisés leurs postes de travail ? Quels sont leurs accès au sein de l’entreprise ? Combien coûtent-elles à l’entreprise ? Quels sont les risques encourus par la société en employant des ressources externes ?
Voici un certain nombre de questions auxquelles vous devez répondre lorsque vous employez des ressources externes.
Qu’est-ce que la main d’œuvre externe ?
Il s’agit des personnes qui travaillent pour une entreprise cliente, sans être considérées comme des employés permanents de celle-ci.
On distingue :
- Les ressources externes : freelances, consultants, travailleurs temporaires ou saisonniers, intérimaires… : dans le cadre de leur mission, ils sont supervisés par l’entreprise cliente sans en être les salariés.
- Le personnel externalisé dans le cadre d’achats de services : l’entreprise confie un périmètre ou un projet à un prestataire de services. Les intervenants sur le projet ne sont donc pas managés ni supervisés par l’entreprise cliente, mais par une entité externe (le prestataire de services).
L’état des lieux de la main d’œuvre externe
D’après l’étude External Workforce Insights 2018 de SAP Fieldglass, 69% des entreprises disent qu’utiliser des ressources externes leur permet de manager efficacement :
- La demande de projets,
- La demande saisonnière,
- La taille de leurs effectifs.
Aujourd’hui, 44% du budget alloué à la gestion de la masse salariale est dépensé pour les ressources externes. De plus, 40% des entreprises utilisent des travailleurs externes pour combler le manque de compétences de leur masse salariale permanente.
Et pourtant, l’utilisation de ressources externes pose généralement quelques problèmes aux entreprises :
- Une visibilité limitée sur les dépenses,
- Une gestion de la demande non optimisée,
- Des erreurs de règlement des factures et de paiements des effectifs,
- Un mauvais management des activités des ressources externes,
- Des dépassements budgétaires (rogue spending),
- Un manque d’informations et de données de gestion.
Ce dernier point est d’une importance cruciale pour connaître avec précision l’étendue des activités de vos ressources externes.
Les données que vous devez connaître sur vos ressources externes
Afin de gérer de manière la plus efficace possible ces effectifs externes, il est indispensable pour vous de répondre aux 5 questions suivantes :
Qui travaille pour vous ?
Comme ces travailleurs externes ne sont pas considérés comme des employés de l’entreprise, ils n’apparaissent pas dans vos dossiers RH ou dans votre système d’information RH (SIRH). Cependant, vous vous devez de savoir quelles personnes travaillent pour votre entreprise.
Que font-ils ?
Après avoir référencé les personnes externes travaillant pour votre entreprise, il est en effet indispensable de savoir ce qu’elles font, sur quels projets elles travaillent, dans quel département…
Où sont-ils ?
Dans quelle ville ou dans quel pays travaillent ces ressources externes ? Vous devez en effet être capable de localiser chacun de vos collaborateurs externes, à tout moment.
Quels outils ou équipements utilisent-ils ?
Vos effectifs externes utilisent-ils un ordinateur ou un téléphone appartenant à votre entreprise ? Ont-ils des accès spécifiques à certains dossiers, applications ou logiciels ? Avoir accès à ces informations vous permettra, à la fin de chaque mission, de récupérer tout ce qui appartient à votre entreprise et de réduire les risques de sécurité en supprimant les accès de ces personnes.
Combien les payez-vous ?
Enfin, et c’est peut-être la donnée la plus importante pour une entreprise, combien vous coûtent vos ressources externes ? Connaître ces données vous permet d’être transparent en termes de budget, de savoir exactement où vont vos dépenses et de pouvoir optimiser et gérer votre budget en conséquence.
Toutes les données répondant à ces questions peuvent être collectées, gérées et stockées au travers d’un SIRH adapté aux problématiques liées aux ressources externes.
Quelle solution pour un management complet des ressources externes ?
SAP Fieldglass est une solution SIRH cloud permettant aux entreprises d’engager, d’accueillir et de manager les effectifs externes tout en respectant les règles et les politiques de l’entreprise.
La plateforme SAP Fieldglass offre une flexibilité de configuration très large afin de s’adapter aux besoins de toutes les entreprises. Cet outil est doté :
- D’une gestion en temps réel : Ces outils d’analyses en direct viennent en aide aux managers de l’entreprise et aux fournisseurs pour prendre les meilleures décisions et mieux manager l’activité des ressources externes. Gérer en temps réel ces informations permet d’optimiser les résultats de l’entreprise.
- D’outils de collaboration en ligne : Une messagerie instantanée pour favoriser les échanges entre les collaborateurs, les managers, les travailleurs externes et les fournisseurs afin de permettre à tout le monde de travailler dans un environnement unique.
- D’un système d’automatisation des tâches : Il est possible d’automatiser le système de facturation, de prendre en compte automatiquement les RTT, les frais de déplacement, les heures supplémentaires ou les frais de restauration.
De plus, SAP Fieldglass, qui s’inscrit parfaitement dans le respect des lois Françaises, permet l’optimisation des accords commerciaux tout en réduisant les coûts de gestion des ressources externes.
