D’après les études, la gestion des dépenses et des frais de déplacement des employés n’a jamais été une tâche simple à réaliser, surtout lorsque les processus sont gérés à partir de tableaux Excel. Cependant, il peut être intéressant d’analyser les tendances dans le but d’optimiser la gestion de ces dépenses professionnelles.
Selon PayStream Advisors, les entreprises qui ont choisi d’automatiser leurs processus de gestion des dépenses ont réduit de plus de 70 % les coûts de traitement de frais de déplacement. En effet, le coût de traitement des frais professionnels est en moyenne de 22 euros, contre moins de 6 euros pour le traitement digital et automatisé. (1)
Une solution digitalisée permet l’automatisation de nombreuses tâches qui diminuent les risques d’erreurs manuelles. Elle vous permet également, contrairement aux très appréciés tableaux Excel, d’inclure tous les documents nécessaires pour assurer une bonne gestion des dépenses, comme les factures, ainsi que pour détecter les fraudes et les dépenses en double.
Vous pouvez intégrer les cartes de crédit de votre entreprise dans certains outils tels que SAP Concur, et disposer d’une application mobile incluant une fonction de scanner des reçus.
D’un autre côté, les alertes automatiques permettent de réduire les demandes de remboursement hors politique, les éventuels doublons ou autres écarts de la part des collaborateurs. Il s’avère que ces notifications sont d’une aide non négligeable, à la fois pour les collaborateurs et pour les examinateurs. Cela signifie que les employés gagnent un temps considérable au quotidien pour traiter leurs dépenses. Si l’on regarde les chiffres, les entreprises équipées d’une solution comme SAP Concur réduisent de 60% leur délais de création des notes de frais et bénéficient de plus de 30% d’efficacité par rapport aux équipes de contrôle (2).
Les arguments en faveur de l’optimisation de ces processus ne se limitent pas à ceux mentionnés ci-dessus.
Parfois, il arrive que les budgets de voyage de certains projets ou centres de coûts soient dépassés, sans avoir suffisamment de transparence quant aux causes de ces écarts (3). Ce problème peut être évité si les entreprises s’appuient sur une plate-forme numérique qui intègre toutes les informations.
L’avantage des outils comme SAP Concur sont l’intégration possible avec les systèmes de gestion financiers, mais également la mise en place du module de reporting permettant non seulement l’analyse des dépenses courantes, mais aussi l’anticipation des dépenses futures grâce aux prévisions délivrées par la solution.
Tout cela est accessible via une interface très intuitive, où le collaborateur peut suivre la politique de l’entreprise depuis la réservation de son voyage jusqu’à l’envoie de ses justificatifs de dépenses, et au travers les différents niveaux de validation. Alors pourquoi ignorer les tendances ?
« Le changement est la loi de la vie et ceux qui ne regardent que le passé ou le présent perdront sûrement l’avenir.
John F. Kennedy
(1) Travel and Expense Management Report (PayStream Advisors)
(2) Les entreprises dynamisent leur gestion des frais et déplacement professionnels grâce à la transformation digitale (IDC)
(3) The Journey To Better Travel, Expense, And Invoice Management: A Spotlight On EMEA (Forrester)
