Selon une étude réalisée par PayStream Advisors, les entreprises ayant fait le choix d’automatiser intégralement leur processus de gestion des dépenses diminuent de plus de 70% leur coût de traitement des notes de frais, passant de 22€ à moins de 6€. Les avantages d’une solution comme SAP Concur sont nombreux :
Centralisation des processus
Une solution digitale va permettre d’automatiser toutes les tâches, de centraliser les données, de dématérialiser et d’intégrer tous les documents nécessaires à une bonne gestion, mais aussi d’éviter un maximum d’erreurs en matière de saisie des données. Au quotidien, cela représente un gain de temps important, pour le service en charge des notes de frais ou pour les collaborateurs.
Dématérialisation des documents RH
Que ce soit pour gérer des dépenses liées à des déplacements ou traiter une note de frais au restaurant, tout se fait de manière digitalisée. Ainsi, en réservant son vol ou sa nuit d’hôtel directement dans la plateforme de gestion celle-ci arrive directement en note de frais dans le système de gestion.
Meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses
Grâce à un système de classification et d’analyse des données, les services financiers obtiennent une meilleure visibilité de la nature des dépenses (hôtels, transports, restauration, location de véhicule, frais annexes, etc.) et de leur répartition par fournisseur. Un bon moyen de négocier ensuite de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs les plus sollicités et d’optimiser les achats à moyen terme.
Récupération de la TVA
La digitalisation participe également à une meilleure récupération de la TVA. Désormais, les sociétés en charge de cette problématique connectent directement leur application sur une plateforme de gestion des dépenses. En quelques clics, elles passent en revue l’ensemble des dépenses et effectuent une extraction de la TVA selon le type de frais et le lieu de la dépense (en France ou à l’international).
Automatiser les mesures de contrôle
C’est grâce à l’analyse automatique des données que l’organisation s’assure des points de contrôle récurrents et réduit les risques de non-conformité à la politique interne et aux réglementations locales. Ces contrôles donnent la possibilité de vérifier à la fois les erreurs involontaires et volontaires. Dans le cas des frais kilométriques par exemple, les collaborateurs ont bien souvent tendance à gonfler leurs dépenses, en arrondissant à la dizaine de kilomètres. Et à en croire une étude réalisée par SAP Concur, plus de la moitié des managers en charge d’approuver les notes de frais (56 %) déclarent ne demander de justificatif que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Seuls 13 % vérifient souvent l’exactitude des déclarations et 30 % de temps en temps.
Ainsi, pour le service en charge du traitement des notes de frais, le gain de temps est également considérable à partir du moment où les processus sont intégrés à une solution automatisée. Ce faisant, l’entreprise offre une meilleure expérience collaborateur tout en améliorant la productivité de ses équipes financières.
