L’automatisation et l’intelligence artificielle peuvent être utiles dans différents domaines RH comme le recrutement, la gestion des talents et bien entendu la gestion administrative. En effet, l’objectif principal de ces technologies est de libérer les RH des missions chronophages pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Automatisation des processus RH
Recrutement et mobilité interne
L’automatisation des processus peut avoir de nombreux avantages pour les RH, surtout lors de la phase de sélection des candidats. En effet, vous avez la possibilité de proposer, en phase de présélection, différents services à vos recruteurs afin d’augmenter leur pipeline de candidats et d’identifier plus facilement les candidatures de qualité. Ces pré-entretiens peuvent prendre différentes formes (questionnaires, vidéos, tests de personnalité) afin d’affiner votre sélection avec plus d’efficacité.
Les algorithmes et l’intelligence augmentée, qui, au-delà des mots clés, détectent les compétences du candidat même si celui-ci ne les a pas décrites explicitement au travers de ses expériences. Cette intelligence augmentée se base sur des données RH qui peuvent être validées en amont. Ainsi, les préconisations émises par l’IA seront plus pertinentes car les algorithmes ne sont pas les seuls moyens pour obtenir des résultats de qualité. Les questionnaires sont un excellent complément pour mieux sélectionner les candidats et avoir une meilleure vision de leurs compétences techniques et comportementales. Cette automatisation permet une sélection plus rapide et mieux ciblée des candidats en fonction des attentes de l’entreprise, permettant aux recruteurs de gagner un temps considérable lors du traitement des candidatures.
Dans le même esprit, pour la mobilité interne, les collaborateurs peuvent se voir proposer des postes se basant sur leur profil talent, leurs compétences, leurs entretiens annuels mais aussi sur les feedbacks émis par leurs paires au travers de processus d’évaluation continu et de leurs objectifs de développement de carrière.
Ainsi, l’automatisation de ces tâches libère du temps aux collaborateurs RH qui peuvent se concentrer sur d’autres projets.
Formation
Sur le même principe que la mobilité interne, les collaborateurs peuvent se voir proposer automatiquement des formations en fonction du profil et des compétences qu’ils souhaitent développer ou acquérir.
Par exemple, il est possible de faire remplir un questionnaire sur les aspirations et les intérêts des collaborateurs. Ces réponses seront ensuite analysées et le système proposera les formations disponibles les plus adaptées aux attentes des collaborateurs.
De plus, grâce au développement des Moocs et du e-learning, les formations peuvent à présent être totalement dématérialisées pour être visionnées et réutilisées à l’infini. En somme, cela permet à l’entreprise de faire des économies sur ses budgets de formation, tout en proposant une expérience plus personnalisée et flexible à ses employées.
L’heure est à l’individualisation de la formation pour les collaborateurs, qui recherchent un suivi et un accompagnement personnalisé.
Gestion administrative
L’automatisation peut simplifier et accélérer certains processus administratifs chronophages et sans valeur ajoutée.
Par exemple la demande de congés des collaborateurs peut être facilement gérée via une plateforme de gestion RH telle que SAP SuccessFactors. Ainsi, les collaborateurs peuvent consulter leur solde de congés, faire leur demande qui sera automatiquement transférée au manager pour validation. Les demandes par email ou papier à entrer manuellement dans le système sont dépassées ! Aujourd’hui, 2 clics suffisent pour valider ses congés !
La gestion des documents RH est un défi pour toutes les entreprises, de la signature du contrat jusqu’au départ du collaborateurs. Cependant, il existe des solutions de dématérialisation RH comme PeopleDoc qui propose une plateforme complète, collaborative et agile. Ainsi, les RH et les employés peuvent accéder à tous leurs documents en temps réel, les signer, les stocker et les transmettre digitalement et automatiquement de manière totalement sécurisée.
Le remboursement des notes de frais des collaborateurs est le 2ème poste de dépense d’une entreprise après la masse salariale. Ainsi, il est important de faciliter au maximum la gestion de ces dépenses qui représentent une charge de travail importante. L’automatisation vient donc jouer un rôle dans ce processus, notamment au travers d’applications spécialement développées comme SAP Concur, permettant aux collaborateurs de faire leurs demandes de remboursement en toute simplicité. Après une dépense, une simple photo du ticket de caisse avec son téléphone suffit pour envoyer sa demande de remboursement au service financier. Une fois validée, le remboursement se fait automatiquement lors du versement du salaire du collaborateur.
Analyses et Reporting
L’automatisation des processus permet de mettre en place des analyses et des reportings précis sur presque toutes les données que vous possédez (à condition d’avoir le droit de les utiliser). En effet, les différentes informations transmises par vos employés (au travers de questionnaires, de retours manager, d’entretiens…) vous permettent d’en tirer des rapports détaillés sur leurs besoins, leurs ressentis, leurs attentes afin d’améliorer ou d’optimiser vos actions.
L’intelligence artificielle peut déjà aider les entreprises à connaitre avec précision leurs turnover et les conseiller sur les actions et les projets RH en fonction des analyses de ces rapports !
Intelligence Artificielle RH
L’intelligence artificielle, qui petit à petit envahit toutes les fonctions des entreprises, n’a pas échappé au service des ressources humaines. Si certains voient en elle la déshumanisation de la fonction RH, elle représente en fait une opportunité pour les professionnels RH de se concentrer sur des missions qu’une machine ne peut accomplir.
La première image que l’on se fait lorsque l’on se représente la réalité virtuelle, ce sont les chatbots. Ils viennent révolutionner les processus de recrutement en offrant aux candidats un outil supplémentaire de recherche ciblée et efficace tout en réduisant la charge de travail des RH. Ce qu’il faut comprendre, c’est que les chatbots ne viennent pas remplacer les échanges entre les recruteurs et les candidats. En effet, ils interviennent en amont pour affiner la recherche d’emploi des candidats et sélectionner les meilleurs profils pour les recruteurs.
L’IA a la capacité d’analyser des contenus non structurés pour identifier des compétences et des ponts de mobilité qui n’ont pas forcément été détectés par le management ou la fonction RH. L’intitulé et la description du poste ne sont plus les seuls critères de choix pour les candidats.
En plus de l’utilité d’un chatbot pour le recrutement, cet outil peut être utilisé en interne, tout au long de la carrière des collaborateurs.
Grâce à l’intelligence artificielle, un collaborateur peut demander au chatbot son solde de congés, la progression de ses objectifs ou bien les formations disponibles en fonction de son profil. Les chatbots sont de plus en plus développés pour agir et répondre comme des humains, ils deviennent donc plus précis dans leur compréhension et leurs actions.
La grande tendance 2019 sera le développement de chatbots vocaux, permettant aux candidats ou collaborateurs de poser des questions à haute voix et d’obtenir des réponses vocales. L’intelligence des chatbots permettra de comprendre les mots clés et le contexte des questions posées afin de répondre le plus précisément possible. Ils pourront développer une compréhension du langage naturel et des sentiments de leurs interlocuteurs.
Les avantages d’un processus RH automatisé, intelligent et digital
- Des économies de temps, des gains de productivité : Avec des processus plus courts et plus rapides, vos collaborateurs RH ont l’opportunité de gagner du temps. Ils peuvent se concentrer sur les missions pour lesquelles ils ont de la valeur et de l’expérience afin d’améliorer leur performance et leur productivité.
- Une meilleure expérience collaborateur : C’est l’un des 6 enjeux de la fonction RH en 2019. Proposer aux collaborateurs des outils qui facilitent leur quotidien contribue à développer leur engagement et leur satisfaction, au bénéfice de la marque employeur.
- Une exploitation optimisée des données : Les données récoltées au travers d’un SIRH et liées aux fonctionnalités de l’Intelligence Artificielle permettront aux RH d’obtenir une vision plus claire sur les performances des collaborateurs, leurs aspirations de carrières… L’entreprise pourra exploiter ces données RH lors de la prise de décisions stratégiques.
L’intelligence artificielle et tous les processus automatisés ne cesseront de se développer dans les années à venir et repousseront toujours plus loin les limites de la gestion des ressources humaines. Ainsi, il est préférable de débuter dès à présent la transformation digitale de la fonction RH pour mieux appréhender ces innovations.
Le conseil ARAGO : Si la digitalisation de l’ensemble de la fonction RH de votre entreprise est un enjeu important, vous pouvez commencer par le recrutement ou la gestion des talents. Vois pourrez ensuite digitaliser les autres fonctions au fur et à mesure.
