Les freelances et le personnel de sous-traitance représentent en moyenne 44 % des coûts totaux de main-d’œuvre dans les grandes entreprises.
La gestion des recrutements, de la contractualisation et des missions implique les directeurs des Achats, les DSI, les directeurs opérationnels et plus rarement les DRH. D’ailleurs, ces « externes » n’ont pas d’accès aux outils RH de leur entreprise de délégation.
Comment alors mettre en place un système de gestion performant qui permette d’avoir une vision sur l’ensemble des ressources de l’entreprise, internes comme externes ?
Quels sont les profils des ressources externes ?
Les effectifs externes peuvent intervenir dans l’entreprise sous différentes formes :
- Consultant: Les consultants sont des partenaires externes stratégiques pour une entreprise qui mettent leurs compétences et leurs connaissances au service des entreprises.
- Intérimaire: Dans certains secteurs, le recours à l’intérim est le meilleur moyen de répondre à une demande saisonnière ou répondre à une augmentation temporaire d’activité.
- Freelance: Selon Crème de la Crème, plateforme de mise en relations avec des freelances, la croissance du nombre de Freelances en France est de 110% depuis 10 ans pour atteindre près d’un million de freelances en 2019.
- Société de services: La propreté, la sécurité, le support client sont des exemples d’activités qui impliquent des effectifs externes au sein d’une entreprise.
Le développement du recours aux « externes » répond à la demande d’un marché désirant plus de disponibilité, de flexibilité et d’expertise de la part de ses effectifs.
Pourquoi faire appel à des effectifs externes ?
Depuis quelques années, la « Gig Economy » incarne un nouveau modèle en plein essor : cette nouvelle économie dite collaborative où chacun est, en théorie, libre de travailler où il veut et quand il veut, désigne principalement les plateformes collaboratives comme Uber ou Deliveroo qui n’emploient pas des salariés mais travaillent avec des travailleurs indépendants (micro-entrepreneurs). Les avantages de ces emplois temporaires à la tâche sont la flexibilité et les coûts peu élevés.
Concernant les emplois à plus forte valeur, les processus de recrutement sont de plus en plus longs, avec des profils souvent recherchés et convoités par de nombreuses entreprises. Ce manque de talents sur le marché a fait émerger une nouvelle façon de recruter et de travailler.
Il y a plusieurs raisons qui peuvent pousser une entreprise à travailler avec des ressources externes :
- Pour accéder à certaines compétences indisponibles en interne: En effet, certains profils avec des connaissances et des compétences particulières sont parfois très difficiles à embaucher parce que très convoités. Pour contourner ce problème, certains profils mettent à disposition leurs compétences en tant que freelance ou consultant, pour une durée limitée. Cela permet à l’entreprise d’accéder à une ressource rare et recherchée, sans pour autant la recruter à long terme.
- Renforcer une équipe sur un projet: Lors d’un projet bien spécifique, comme par exemple la digitalisation des processus d’une entreprise, les ressources internes peuvent manquer ou ne pas être assez compétentes ou qualifiées. Ainsi, l’entreprise peut faire intervenir une ou plusieurs ressources externes seulement pour la durée du projet. Elle fait appel à des experts, qui se focalisent sur la gestion d’un projet précis jusqu’à sa réalisation.
- Pour faire face à une augmentation de l’activité soudaine : Lorsqu’une entreprise connait une augmentation rapide de son activité, elle doit pouvoir rapidement trouver les ressources dont elle a besoin pour suivre son développement. Les processus de recrutement étant souvent longs, il lui faut trouver un moyen d’intégrer rapidement des effectifs à ses équipes.
Ces ressources externes sont rapidement opérationnelles, sans avoir besoin d’être formées et savent travailler de manière flexible.
Dès lors, un des gros challenges des entreprises est de gérer et maîtriser ces ressources qui, par nature, n’entrent pas dans leurs effectifs. Les solutions RH actuelles ne sont pas adaptées à la gestion de ces effectifs et les entreprises manquent de visibilité sur de nombreux aspects comme :
- Les tâches précises remplies par les externes,
- Leurs profils et identités,
- Les équipes, les sites, les pays dans lesquels ils travaillent,
- Leurs coûts,
- …
Quelles solutions pour le management des effectifs externes ?
Dans la plupart des ETI et des grands groupes, un SIRH est déjà en place pour le management des collaborateurs internes.
Quid des collaborateurs externes ? Malheureusement, peu d’organisations savent qu’une solution de gestion des fournisseurs et des ressources externes existe également pour eux : les « Vendor Management Systems » (VMS). Si les directions des achats disposent souvent de leurs propres outils de référencement et de suivi des grilles tarifaires, les VMS offrent une vision plus large. Véritables outils de pilotage, ils rassemblent des informations qui se situent au croisement de la finance et de l’opérationnel : équipe de travail, contrat, qualifications, niveau d’accès à certains outils, tarif journalier, durée de la mission, etc.
L’enjeu à présent est de pouvoir gérer de la même manière les ressources externes et les ressources internes.
SAP Fieldglass, la solution VMS flexible qui s’adapte aux besoins de l’entreprise
SAP Fieldglass est une solution cloud innovante permettant de rechercher, sélectionner et manager efficacement les ressources externes. Fieldglass permet de suivre la main-d’œuvre externe à deux niveaux : à l’échelle de l’individu pour les travailleurs indépendants (les champs à renseigner sont proches de ceux d’un SIRH), et à l’échelle de l’entreprise pour les partenaires de sous-traitance (conformité administrative et progression des milestones, notamment). La base de données sert ainsi, d’une part, au quotidien pour suivre le travail des externes et, d’autre part, dans des contextes de recrutement pour effectuer des requêtes et trouver des profils pertinents.
Le module de collaboration en ligne facilite les échanges et les interactions entre les collaborateurs, les managers, les travailleurs externes et les fournisseurs.
De plus, il propose un processus d’automatisation de facturation, de gestion des congés, des frais professionnels ou bien des heures supplémentaires.
En résumé, SAP Fieldglass, mise en place par ARAGO Consulting, est une solution complète et intégrée permettant de gérer tous les processus liés au management des effectifs externes.
Intégrer le SIRH et le VMS : pour quels bénéfices ?
Dans la mesure où l’on retrouve désormais des « externes » à tous les postes au sein de l’entreprise, et souvent en équipe « mixte » avec des salariés, une intégration opérationnelle des deux solutions, SIRH et VMS, devient indispensable.
Gain de temps, meilleure visibilité sur les effectifs globaux et sur les projets, management plus efficace, compliance ; l’intégration entre ces deux solutions offre de nombreux avantages :
- Des informations homogènes pour les populations internes comme externes : CV, habilitations ou accréditations, tarifs, dates de début et de fin de mission, équipe de travail, superviseur, disponibilité, clauses contractuelles, facturation et paiements. L’intégration du VMS avec le SIRH, comme SAP Fieldglass avec SAP SuccessFactors, permet aux RH et au management d’avoir une meilleure visibilité sur les profils et les affectations et de mieux accompagner les « externes » tout au long de leur mission.
- Une performance quotidienne facilitée: avec un point d’entrée unique pour la gestion de toutes les ressources, internes et externes et des processus automatisés, les missions quotidiennes des équipes RH et Achats sont facilitées.
- Une vue d’ensemble des talents fiable et en temps réel : pour piloter, anticiper et préparer l’entreprise aux enjeux de demain.
L’intégration du SIRH et du VMS va dans le sens d’une « entreprise étendue », qui recrute, accompagne et fédère avec la même exigence ses ressources internes et externes. C’est ce que nous appelons le « Total Workforce Management ».
