Les TL sont passés au 100% digital pour la gestion administrative RH et les dossiers collaborateurs
Les Transports Publics Lausannois transportent chaque jour l’équivalent de la population de l’ensemble de l’agglomération lausannoise, près de 300 000 passagers, sur 38 lignes de bus et de métro, et génèrent un chiffre d’affaires de plus d’1 milliard CHF par an.
Dans un contexte de recrutement intensif, TL a lancé un vaste projet d’optimisation et de digitalisation des processus RH.
François Gugger, Responsable Rémunération et Prestations aux Collaborateurs chez TL, partage son retour d’expérience sur l’intégration de la plateforme de digitalisation RH PeopleDoc (devenu récemment UKG HR Service Delivery) avec SAP SuccessFactors.
“Nous avons intégré l’application UKG HRSD (ex-PeopleDoc) avec l’aide d’ARAGO Consulting, dans le but de digitaliser les dossiers de nos collaborateurs et gérer l’administration des dossiers RH, qui se trouvaient avant essentiellement sous format papier et qui sont à présent totalement digitalisés. »
Avant la mise en place de UKG HRSD (PeopleDoc) Les TL étaient déjà à un stade de digitalisation RH avancé.
La mise en place de SAP SuccessFactors avait permis de simplifier, harmoniser et rationaliser les processus RH, d’améliorer la qualité et le volume des données RH sur l’ensemble des effectifs, de fournir des tableaux de bord fiables et pertinents et, bien sûr, d’améliorer l’expérience collaborateur.
« Nous avions digitalisé un certain nombre de processus, notamment les évaluations des collaborateurs, la gestion de la formation, la gestion des recrutements, la gestion de l’absentéisme, tous les certificats d’arrêts maladie et accidents du travail, la gestion des salaires et de la rémunération, ainsi que les fiches de paie, et ce depuis plusieurs années. Il ne nous manquait plus qu’à digitaliser les dossiers collaborateurs ! » se souvient François Gugger.
S’affranchir des contraintes du stockage papier était devenu impératif.
Les dossiers RH étaient conservés dans une grande bibliothèque automatique (lourde et envahissante) dans laquelle on sélectionne manuellement les dossiers. Malheureusement, cette bibliothèque est tombée en panne ! Nous avons donc dû trouver un moyen de la remplacer, tout en optimisant l’espace de nos locaux récemment réaménagés.
Par ailleurs, nous visons un effectif de plus de 2 500 collaborateurs d’ici 2030 ; ce mode de fonctionnement manuel n’est plus adapté à notre situation de croissance.
En effet nous recrutons environ 200 nouveaux collaborateurs chaque année et cette augmentation d’effectifs génère quelque 5 000 nouveaux documents RH par an (contrats, avenants, dossiers collaborateurs, documents RH…) ! Ce volume devient très rapidement difficile à gérer !
UKG HRSD (ex-PeopleDoc) a été adopté rapidement
François Gugger explique :
« Ce que nos utilisateurs pensent de UKG HRSD ? C’est une application très facile à utiliser et à prendre en main. A la suite d’une rapide formation, tous les utilisateurs peuvent s’en servir facilement et accéder à toutes les fonctionnalités, aussi bien les administrateurs que les utilisateurs finaux.
La digitalisation de nos dossiers RH nous a permis de gagner de l’espace dans nos locaux, ce qui représentait un enjeu majeur de l’entreprise lors de l’intégration de la solution. Et nous avons réduit à zéro la perte des documents et des dossiers !
Nous avons mis en place un système de classement et de stockage uniforme, que tout le monde connaît, accessible en ligne et totalement digitalisé, à l’inverse de l’ancien système où les fichiers étaient déposés par chaque collaborateur dans des dossiers physiques.
Enfin, avec l’arrivée de la pandémie du coronavirus, nous avons dû nous adapter pour travailler à distance. Grâce à cette application, tout le département RH a pu consulter les documents à tout moment, ce qui a permis une grande agilité et facilité de travail pour l’accès aux documents et la gestion RH, sans oublier la signature électronique, que nous allons bientôt mettre en place.”
