Afin d’accompagner la refonte totale de son organisation RH, le groupe TF1 a déployé SAP SuccessFactors en moins d’un an. TF1 a choisi l’intégrateur ARAGO Consulting pour mettre en place ce vaste projet et a été récompensé par la médaille de bronze dans la catégorie Business Transformation lors des SAP Quality Awards 2018.
La transformation digitale accélérée du Groupe TF1 avec un nouveau SIRH
Au cours des 10 dernières années, le groupe TF1 a vu son modèle économique évoluer, passant des recettes publicitaires à l’émergence de nouvelles chaines de télévision, mais aussi à l’arrivée du digital dans l’information et le divertissement. Pour s’adapter à ce nouveau modèle, le groupe TF1 a diversifié ses activités, notamment grâce à l’acquisition du pôle de production audiovisuelle Groupe Newen et du pôle numérique Unify. De plus, le groupe a développé ses nouvelles activités digitales avec le Groupe Aufeminin mais aussi Doctissimo, Neweb, Studio 71 ou encore Gamned. Aujourd’hui, plus de 3 500 collaborateurs permanents composent le groupe pour un chiffre d’affaires de 2 125 millions d’euros en 2017.
La Direction des Ressources Humaines a estimé qu’il fallait avant tout transformer l’organisation de la gestion des Ressources Humaines pour ensuite accompagner au mieux les futures évolutions du groupe. Le projet a été divisé en 3 parties :
- L’organisation du groupe (organigramme, fonctionnement, activités…) ;
- Ses processus (performance, recrutement, entretiens d’évaluation…) ;
- Ses outils, avec le projet de déployer un nouveau système d’information RH performant et évolutif.
Une division du projet pour une meilleure organisation de la mise en oeuvre
Après avoir choisi la solution, Anne-Claire Bertin, DRH du Groupe TF1 se tourne vers l’intégration de SAP SuccessFactors par ARAGO Consulting.
« Nous avons choisi de démarrer par Employee Central. C’est un core system qui oblige à une reprise de données, mais qui est très structurant pour le reste des modules », indique Fabrice Sericola. Après l’implémentation du Core RH, TF1 a choisi de mettre en place le module de recrutement puis le module OnBoarding. Dans un second temps, l’évaluation des performances et la succession ont été ajouté au système. Enfin, la dernière partie du projet fut tournée vers la gestion de la rémunération.
Un délai d’une année pour un tel projet peut sembler extrêmement court, cependant la DRH souhaitait aller vite afin de pouvoir présenter rapidement aux collaborateurs le nouveau système d’information, ses nombreuses fonctionnalités et les processus associés. « C’était important que la DRH envoie des signaux rassurants à ses collaborateurs. La priorité était le core RH Employee Central, souligne Anne-Claire Bertin. Dès juin 2016, les collaborateurs du groupe avaient accès aux organigrammes et à leurs dossiers personnels. La solution a tout de suite suscité l’adhésion. » Autre avantage, le déploiement d’Employee Central a permis d’associer dès le début les managers, en tant que collaborateurs. « Quand sont arrivés les lots 2 et 3, pour lesquels les managers avaient des actions à mener, ils étaient déjà familiarisés avec les interfaces. »
Les facteurs de succès : une équipe pluridisciplinaire et des partenaires engagés
Parmi les facteurs à l’origine de la réussite du projet, la pluridisciplinarité de l’équipe s’est révélée un atout capital. « Cette complémentarité facilitait la prise de décisions très rapides. » Toutes les équipes étaient présentes sur le même plateau, ce qui a permis de fluidifier le projet.
Le choix de l’intégrateur ARAGO Consulting a fortement contribué au succès de ce projet. « Pour ARAGO Consulting, Vanessa Ouvrard a été présente dès la soutenance, puis elle est devenue la chef de projet côté intégrateur. Le feeling est passé dès le début », témoigne Anne-Claire Bertin. Celle-ci évoque également une relation de confiance avec les équipes SAP. « C’était un projet dense et condensé sur quelques mois, qui induisait une transformation importante de nos méthodes de travail, mais qui n’a pas provoqué de casse, ni de problèmes au niveau humain, souligne-t-elle. Aujourd’hui, notre nouveau SIRH nous permet de travailler différemment. Sans lui, notre transformation aurait été vraisemblablement plus compliquée et le changement plus douloureux. »
Efficacité et disponibilité accrue pour les responsables RH
Mélisande Herrmann, responsable SIRH du groupe, a pu constater les premiers bénéfices très rapidement : « Nous avons aujourd’hui un SIRH qui porte des process RH, simples, standards et actualisés selon les pratiques du marché. Nos process sont par ailleurs aujourd’hui tous digitaux. Nous avons par exemple complètement digitalisé le processus d’OnBoarding, auparavant entièrement manuel. Nous avons ainsi diminué le nombre de tâches à faible valeur ajoutée que doivent effectuer les équipes RH telles la saisie ou le classement. »
ARAGO Consulting a aussi mis en oeuvre la solution de dématérialisation des documents UKG HR Service Delivery grâce à son application développée en interne : UKG HR Service Delivery for SuccessFactors. La centralisation des données augmenté leur fiabilité, leur sécurité et a démontré son efficacité « En quelques minutes, grâce à la mise en place d’Employeee Central dès le début du projet, nous pouvons mettre à jour 2 500 dossiers ».
ARAGO Consulting et TF1 ont décidé de mettre en avant l’expérience collaborateur, notamment en leur permettant d’effectuer de nombreuses actions de manière autonome : la modification de certaines données de leur dossier individuel, la monétisation de leur Compte Epargne Temps, le versement dans leur plan d’épargne entreprise…
Ce nouveau SIRH était un prérequis pour que la nouvelle organisation RH, plus agile, puisse fonctionner. « Auparavant à titre d’exemple, nous avions des gestionnaires paie d’un côté et des gestionnaires administratifs de l’autre. Pour fusionner ces rôles, il fallait que le système d’information allège la charge de travail de ces équipes. C’est désormais chose faite et les salariés n’ont plus qu’un seul interlocuteur RH sur tous les aspects administratifs et paie, l’organisation est plus efficace », pointe Fabrice Sericola.
Un nouveau SIRH innovant, performant et évolutif pour l’ensemble des collaborateurs
La mise en place de SuccessFactors a également permis à la DRH de revoir entièrement certains de ses processus. Par exemple, la gestion des performances ne prévoyait pas d’auto-évaluation par le collaborateur avant le projet. « La mise en place du module nous a permis de travailler différemment. Nous avons atteint 77% d’auto-évaluation dès la première campagne. »
Le Groupe TF1 a aussi adapté certains modules à ses besoins. Ainsi, le module Time-Off, prévu pour la gestion des congés, est utilisé par les collaborateurs pour déclarer leurs jours de télétravail. « En un mois, les collaborateurs ont adhéré, ils peuvent même utiliser l’outil depuis leur mobile », souligne Mélisande Herrmann. « L’outil est très évolutif. Nous pouvons enlever certaines pratiques, en ajouter d’autres », apprécie-t-elle.
De nouvelles intégrations à venir prochainement
La prochaine étape d’intégration se fera au niveau de la gestion des formations (Learning Management System). Le groupe utilise actuellement SAP Successfactors mais aussi SAP HCM pour la paie, la gestion des congés et celle du personnel non-permanent, ce qui pourra être digitalisé grâce au passage dans le Cloud proposé par l’intégrateur SIRH ARAGO Consulting.
