Le groupe BIC a lancé en 2019 le déploiement mondial de la solution SAP Concur pour homogénéiser la gestion des notes de frais. Accompagnée par ARAGO Consulting, la DSI monde, basée en France, a soigné les fondations du projet en prenant le temps nécessaire pour mettre en place la gouvernance et un Core Model, déployable partout dans le monde.
Soigner la phase d’avant-projet pour réussir le déploiement
Ce projet d’homogénéisation qui concerne à ce stade 29 pays et qui sera déployé dans les autres pays du groupe, exige une vraie méthodologie.
“Nous avons effectué un gros travail sur l’avant-projet pour définir le Core Model financier et comptable, et revoir la politique de dépense ”, explique Thomas Rivière, manager du programme SAP Concur, Senior Business Analyst, IT Group Functions, chez BIC. “Nous avons aussi pris le temps de discuter avec les différents interlocuteurs pour bien structurer le projet. Cette première phase s’est révélée capitale”.
“Le succès de notre travail avec ARAGO Consulting repose en partie sur l’effort collectif fourni pour définir un Core Model adaptable à chaque pays, avec un focus important sur la partie finance (règles fiscales, politique groupe et plans de comptes) pour déployer à l’international. ”, poursuit Thomas Rivière. “En travaillant avec la même équipe pendant deux ans, nous avons bénéficié d’un partenaire de confiance qui connaît notre environnement et les spécificités de notre organisation. L’équipe d’ARAGO Consulting a fait preuve d’une grande adaptabilité pour surmonter les spécificités et potentielles craintes dans certains pays et s’assurer que le modèle et la plateforme soient bien reçus et adaptés dans chaque entité du groupe”.
Un nouveau Core Model comptable au niveau monde
Dans cette première phase de projet, il a également fallu prendre en compte les spécificités locales et réglementaires imposées par certains pays. Sur ce sujet, ARAGO Consulting a également apporté son expertise locale et ses conseils.
L’adoption de SAP Concur au niveau du groupe BIC a par ailleurs été l’occasion de repenser l’organisation comptable en cinq niveaux (zone géographique, pays, entité, département, centre de coût, etc.). “Cette structure imposée par l’intégration de Concur, ainsi que la mise en place d’un nouveau plan de comptes harmonisé a permis de mieux structurer la manière dont les équipes comptables travaillent pour le traitement des notes de frais. L’automatisation de l’intégration et l’harmonisation ont permis de générer davantage de fluidité dans le traitement pour les équipes Finance. Cette nouvelle structure sera d’ailleurs répliquée dans nos autres outils”, témoigne Thomas Rivière.
De nombreux critères de choix
Le choix de déployer une plateforme comme SAP Concur Expense s’est révélé évident pour le groupe BIC. La solution permet en effet d’adresser l’ensemble des pays du groupe, de se connecter aux autres systèmes (ERP, SI et RH), d’évoluer dans le Cloud – volonté du groupe de déployer des outils globaux dans le Cloud – mais aussi d’optimiser la maîtrise des dépenses grâce au reporting, une exigence forte de la part des achats.
« Je connaissais la force de Concur ; c’est l’une des meilleures solutions du marché. ”, précise encore Thomas Rivière. “Par ailleurs, nous avons bénéficié d’une grande connaissance de l’outil et des règles locales via le support d’ARAGO Consulting et de retours d’expérience très positifs dans les pays où la solution a été déployée dans les premières phases du programme.”.
Une adoption rapide et une forte satisfaction chez les utilisateurs
BIC a également fait le choix d’adopter SAP Concur Mobile, un vrai plus pour les utilisateurs. Aujourd’hui, les retours sont très positifs. “Nous attendons par ailleurs de pouvoir mettre en place la valeur probante – accessible aujourd’hui dans trois pays – dans toutes nos entités pour faire certifier les reçus.”, ajoute-t-il. À terme, la grande majorité des entités du groupe BIC doivent être équipées de SAP Concur Expense. Dans les pays déjà déployés, les utilisateurs se disent très satisfaits de ce nouvel outil.
Quant aux départements Finance, ils constatent un vrai changement par rapport aux outils précédemment utilisés : simplification, gains de temps, meilleure compliance notamment.
“ SAP Concur nous a par ailleurs apporté beaucoup plus de structure dans nos process et activités. L’intégration directe dans l’ERP représente également un atout pour la comptabilité, tout comme l’intégration automatique des employés depuis nos outils internes (RH, IT) vers SAP Concur », déclare Thomas Rivière, avant de conclure : “Ce projet nous a aidés sur le déploiement d’autres outils. Nous avons pu prouver qu’il était faisable de mettre en place et de designer des solutions globales dans le groupe, malgré des process locaux fragmentés.”
A propos de BIC
Un des leaders mondiaux des articles de papeterie, des briquets et des rasoirs, BIC enchante et simplifie le quotidien des consommateurs. Depuis plus de 75 ans, l’entreprise fabrique des produits essentiels, de grande qualité et accessibles à tous, partout dans le monde. Cette vocation a permis au Groupe de faire de sa marque, enregistrée dans le monde entier, l’une des plus reconnues.
Aujourd’hui, les produits BIC® sont vendus dans plus de 160 pays et le Groupe, composé de 11 000 collaborateurs, possède aussi des marques emblématiques telles que BIC® Kids, BIC FlexTM, BodyMark by BIC TM, Cello®, Djeep, Lucky Stationery, Rocketbook, Soleil®, Tipp-Ex®, Us.TM et Wite-Out®.
BIC a réalisé en 2020 un chiffre d’affaires de 1 627,9 millions d’euros, avec plus de 11 000 collaborateurs. Coté sur Euronext Paris, BIC fait partie des indices boursiers SBF120 et CAC MID 60 et également d’indices reconnaissant son engagement dans le développement durable et l’éducation. Le Groupe a reçu la note ‘A-’ dans le classement du CDP.
Pourquoi SAP Concur ?
- La transversalité de la solution au niveau monde
- L’homogénéisation de l’écosystème SI
- La digitalisation de la gestion des notes de frais
- La simplification grâce à la digitalisation à valeur probante
- La possibilité de connecter SAP Concur aux autres plateformes (ERP, SI et RH)
- La capacité de travailler dans le Cloud
- Une meilleure visibilité et une plus grande maîtrise des dépenses grâce au reporting
- L’opportunité de restructurer les process et les activités comptables
- La sécurité du système et son auditabilité
Pour en savoir plus sur l’implémentation de SAP Concur chez BIC, téléchargez le témoignage complet :
