Remy Cointreau : Une solution de gestion des déplacements et des notes de frais pour une entreprise internationale

Ce célèbre et historique producteur et distributeur d’alcool français regroupe près 1800 collaborateurs répartis dans 20 bureaux à travers le monde. Les bouteilles de Rémy Cointreau sont distribuées dans plus de 50 pays pour un chiffre d’affaires annuel de plus d’1 milliard d’euros.

Pourquoi une solution « Travel & Expense » ?

La majeure partie de la masse salariale du groupe est constituée de commerciaux, présents sur le terrain avec beaucoup de déplacements. Le problème principal était la grande quantité de factures papiers traitée par le service financier à la fin de chaque mois, et ce, en provenance de tous les pays. Avant de mettre en place une solution de Travel & Expense, Rémy Cointreau devait faire face à certains problèmes :

• Pas de politique globale de Travel & Expense au sein du groupe : L’objectif était d’harmoniser le processus de dépenses pour l’ensemble des collaborateurs dans le monde (par exemple : définir le montant maximum à dépenser pour un repas ou un vol, selon le pays ou la ville).
• Aucun contrôle des coûts et des dépenses : Le groupe a voulu appliquer une politique basée sur un meilleur contrôle des coûts, notamment pour pouvoir partager ces informations avec la hiérarchie. Le groupe avait besoin de savoir combien était dépensé chaque mois, et mesurer les pertes liées à ces dépenses.
• Une expérience collaborateur non optimisée : Auparavant, les employés devaient remplir un fichier Excel, l’envoyer individuellement à l’équipe de comptabilité accompagné de toutes les factures en pièce jointe. L’automatisation du processus offrait donc une meilleure expérience aux employés, ainsi qu’aux équipes du service comptabilité.

Pourquoi SAP Concur ?

Leader mondial des solutions de gestion des voyages et des dépenses professionnelles, SAP Concur possède de nombreux avantages :

• Intégration avec les solutions SAP : Une interface comptable commune prenant en charge l’intégration des données.
• Large couverture : Possède une base complète d’agences de voyage et intègre tous les types de cartes de crédit.
• Fonctionne dans de nombreux langages : Très utile lorsque les collaborateurs sont basés dans différents pays et parlent différentes langues (français, anglais, russe, japonais, chinois…).
• De puissants outils de reporting : Grâce à des rapports variés et complets, l’entreprise est en mesure de mettre au jour des KPI pour améliorer le contrôle du budget et réduire les pertes.
• Capacités d’intégration avec d’autres solutions : Par exemple, avec une agence d’assurance de voyage, dans le cas de Rémy Cointreau.

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Facteurs clés de succès pour un projet SAP Concur ?

Choisissez le bon modèle pour mettre en place SAP Concur : Rémy Cointreau a choisi le modèle « par vague » (au lieu du déploiement « big bang ») en commençant par les États-Unis, l’Europe puis l’Asie.

L’implémentation de Concur n’est pas un projet purement informatique (sauf pour la partie technique) : Il faut le considérer comme un outil de gestion mis à disposition des collaborateurs.

Avoir le soutien des managers : Il est important que les managers suivent et soutiennent le projet en lui donnant de la visibilité au sein de l’entreprise.

Gestion du changement : Communiquer auprès des collaborateurs et accompagner les utilisateurs sur la prise en main de Concur, les former et les soutenir tout au long de la période d’adoption. Il ne suffit pas seulement de mettre en place l’outil technique, il faut aussi former les utilisateurs à respecter la politique et la bonne utilisation du logiciel.

Choisir le bon partenaire : Choisissez un partenaire certifié SAP Concur qui accompagnera et conseillera l’entreprise tout au long du projet.

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