Saviez-vous que dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF en France, vous pourriez être accusé d’abus fiscal lié à la gestion des notes de frais de vos employés ?
Par exemple, un manque de processus pour le contrôle d’attribution de tickets restaurants à vos salariés, notamment pour le remboursement d’un repas sur une note de frais, est considéré comme une fraude.
Bon à savoir :
- L’administration fiscale française est très stricte sur ce point. Un seul dédommagement peut être attribué, par repas et par employé.
- Le ticket restaurant est un avantage visant à compenser le manque de lieu de restauration spécifique. Ce ticket, optionnel, est utilisé dans une grande majorité d’entreprises.
- La note de frais permet alors de rembourser un frais ponctuel, engagé par un salarié, au bénéfice de la société (repas d’affaires ou à l’occasion d’un déplacement).
- Les modalités sont régies par les articles L3262-1 et suivants du Code du travail.
Partant de ce constat, une solution de contrôle doit être mise en place, cependant une telle tâche est généralement chronophage et manuelle. Alors comment traiter intelligemment et facilement les dépenses de vos employés ?
Une solution simple de gestion des dépenses et des notes de frais : SAP Concur Expense
La solution SAP Concur peut vous accompagner dans la gestion des dépenses et l’attribution des tickets restaurant de vos collaborateurs.
La clé dans la gestion de cette particularité est la collecte et la gestion des données (nombre de repas réclamés en note de frais, par employé et mensuellement). SAP Concur offre une solution complète de reporting dans sa suite SAP Concur Intelligence et vous accompagne dans ce suivi. Ainsi, en vous proposant une solution simple, SAP Concur Intelligence vous permet d’obtenir un rapport complet sur le traitement des dépenses des repas dans les notes de frais de vos collaborateurs.
Vous pouvez ainsi, en quelques clics, déterminer le nombre de tickets à déduire !
Une expérience simple et fluide pour une gestion efficace des dépenses
Sur votre accès SAP Concur :
- Rendez-vous dans l’onglet Reporting, puis Intelligence.
- Naviguez ensuite sur Public Folders -> Intelligence – Standard Report -> Expense Processing.
- Ouvrez le rapport « Expense Entry Analysis Details (grouped by employee)».
- Vous pourrez alors sélectionner votre type de frais « Lunch» ou « Déjeuner », puis la période concernée.
Note : Cette particularité est à prendre en compte durant la phase d’implémentation de la solution en France. Il faut bien faire la distinction entre les différents types de repas. Vous avez oublié ce point durant votre projet ? Des solutions existent, contactez-nous afin d’étudier les possibilités.
- Un rapport apparaîtra ensuite contenant l’ensemble des données utiles à votre contrôle. Il est toutefois préférable d’extraire ce rapport sur Microsoft Excel. Pour ce faire, cliquez sur « Run report» dans le panneau de commande latéral, puis « View in Excel 2007 format ». Votre rapport est ensuite téléchargé directement sur votre ordinateur.
Vous ne voyez pas l’onglet reporting ? Il s’agit d’une question de droit. Prenez alors contact avec votre administrateur système pour vous voir attribuer les droits de consultation.
L’information à portée de main, sans même vous connecter sur SAP Concur !
Pour aller encore plus loin : il est possible de planifier l’envoi de ce rapport de manière récurrente, chaque mois à la date choisie, directement sur votre boîte mail ! Une fois programmé, vous recevrez chaque mois les informations nécessaires à votre suivi, sans même avoir besoin de vous connecter sur l’application SAP Concur.
Article rédigé par : Jeffrey Darraillans
Chef de projet des solutions SAP Concur chez ARAGO Consulting depuis 2019
En rejoignant l’entreprise et en prenant la charge de plusieurs clients, il rend la finance plus simple en vulgarisant les termes et règles parfois difficiles à aborder.
