Die BIC Group hatte ein Ziel: Sie wollte die Verwaltung ihrer Reisekostenabrechnung global vereinheitlichen. 2019 begann das Unternehmen damit, SAP Concur global einzuführen. Zunächst schaffte die international tätige, in Frankreich ansässige IT-Abteilung die Grundlagen des Projekts: Gemeinsam mit ARAGO Consulting richtete sie eine Governance und ein Kernmodell ein. Das Wichtigste dabei: Es sollte weltweit in jeder Niederlassung einsetzbar sein.
Sorgfältige Vorprojektphase führte zum Erfolg
Dieses Homogenisierungsprojekt, das derzeit 29 Länder betrifft und in den anderen Ländern der Gruppe eingeführt werden soll, erfordert eine echte Methodik. „Wir haben viel Zeit und Arbeit in das Vorprojekt investiert, um ein Kernmodell für das Finanz- und Rechnungswesen zu definieren und die Ausgabenrichtlinie zu überprüfen“, erklärt Thomas Rivière, SAP Concur Programm Manager, Senior Business Analyst, IT Group Functions bei BIC. „Zu Beginn haben wir das Projekt mit den verschiedenen Beteiligten besprochen, um es gleich von Anfang an richtig zu strukturieren. Diese erste Phase war entscheidend für den Projekterfolg.“
Das Homogenisierungsprojekt betrifft derzeit 29 Länder und soll mittelfristig auf die anderen Länder der Gruppe ausgeweitet werden – das erfordert eine genaue Methodik.
„Gemeinsam mit ARAGO Consulting haben wir ein Kernmodell definiert, das an jedes Land angepasst werden kann. Der Schwerpunkt liegt auf dem finanziellen Teil wie Steuervorschriften, Konzernpolitik und Kontenplänen für den internationalen Einsatz“, sagt Thomas Rivière. „Seit zwei Jahren arbeiten wir mit demselben Team zusammen. ARAGO Consulting kennen wir als vertrauenswürdigen Partner, der unser Umfeld und die Besonderheiten unseres Unternehmens versteht. Das Team von ARAGO Consulting passte sich optimal an die Besonderheiten der einzelnen Länder an und konnte potenzielle Befürchtungen vor dem Projekt vorab aus der Welt räumen. Das Modell und die Plattform konnte so an jede Geschäftseinheit der Unternehmensgruppe angepasst werden und wurde gut angenommen.“
Ein neues globales Kernmodell der Rechnungslegung
In dieser ersten Phase des Projekts mussten auch die lokalen und regulatorischen Besonderheiten bestimmter Länder berücksichtigt werden – auch das meisterte ARAGO Consulting durch sein lokales Fachwissen.
Die Einführung von SAP Concur in der BIC-Gruppe war auch eine Gelegenheit, die Organisation des Rechnungswesens zu überdenken. Und das gleich auf fünf Ebenen: geografisches Gebiet, Land, Einheit, Abteilung, Kostenstelle. „Diese neue Struktur und ein neuer harmonisierter Kontenplan erleichtern den Buchhaltungsteams die Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Die Finanzteams freuen sich über reibungslose, harmonisierte Prozesse mit einer automatischen Integration. Diese Strukturen werden wir auf unsere anderen Tools übertragen“, sagt Thomas Rivière.
Viele Kriterien zur Auswahl
Die Entscheidung für den Einsatz einer Plattform wie SAP Concur Expense lag für die BIC Group auf der Hand: Die Lösung ermöglicht es der Gruppe, alle ihre Ländergesellschaften zu integrieren, sich mit anderen Systemen (ERP, IS und HR) zu verbinden und sich in der Cloud
weiterzuentwickeln. Die BIC Group kann nun globale Tools in der Cloud einsetzen. Und auch der Einkauf ist zufrieden: Er optimiert die Ausgabenkontrolle mithilfe von Reportings.
„SAP Concur ist eine der besten Lösungen auf dem Markt, das war uns von Anfang an bewusst“, sagt Thomas Rivière. „Wir profitierten aber auch von ARAGO Consulting, deren Mitarbeiter sowohl das Tool wie auch die lokalen Vorschriften sehr gut kannten. So bekamen wirgleich in der ersten Projektphase sehr positives Feedback in den Ländern, die mit der Lösung gestartet waren.“
Schnelle Akzeptanz und hohe Nutzerzufriedenheit
Die BIC Group führte direkt auch SAP® Concur Mobile ein – ein weiterer Vorteil für die Anwender. Das Feedback ist sehr positiv. „Wir warten nun darauf, den Probative Value – der derzeit in drei Ländern verfügbar ist – in allen unseren Einheiten zu implementieren, um Belege zu zertifizieren”, sagt Thomas Rivière. In den Ländern, in denen Concur Expense bereits im Einsatz ist, sind die Anwender begeistert. Deshalb wird die große Mehrheit der Unternehmen der BIC-Gruppe das Tool einsetzen.
Vor allem die Finanzabteilungen sehen eine echte Veränderung im Vergleich zu den früher verwendeten Lösungen: in erster Linie Vereinfachung, Zeitersparnis und die bessere Einhaltung der Vorschriften.
„SAP Concur hat uns viel mehr Struktur in unsere Prozesse und Aktivitäten gebracht. Die direkte Integration in das ERP-System ist auch für die Buchhaltung von Vorteil, ebenso wie die automatische Integration von Mitarbeitern aus unseren internen Tools (HR, IT) in SAP Concur”, sagt Thomas Rivière. „Dieses Projekt hat uns auch bei der Einführung anderer Tools geholfen und eines bewiesen: Es ist möglich, trotz fragmentierter lokaler Prozesse, globale Lösungen innerhalb der Gruppe zu implementieren und zu gestalten.“
Über BIC
BIC ist einer der weltweit führenden Hersteller von Schreibwaren, Feuerzeugen und Rasierapparaten. Seit mehr als 75 Jahren sorgt das Unternehmen dafür, dass Verbraucher weltweit Zugang zu unentbehrlichen, hochwertigen Produkten haben – und vereinfacht damit tagtäglich das Leben seiner Kunden. Heute vertreibt BIC seine Produkte in mehr als 160 Ländern, besitzt Marken wie BIC® Kids, BIC FlexTM, BodyMarc by BICTM, Cello®, Djeep, Lucky Stationery, Rocketbook, Soleil®, Tipp-Ex®, Us.TM und Wite-Out® und erzielte 2020 einen Umsatz von 1.627,9 Milliarden Euro. BIC ist an der Euronext Paris notiert und in den Börsenindizes SBF120 und CAC MID 60. Darüber hinaus wurde die Gruppe im CDP-Ranking mit einem A- bewertet.
Warum SAP Concur?
• Lösung ist weltweit einsetzbar
• IS-Ökosystem lässt sich homogenisieren
• Digitale Reisekostenabrechnung ist möglich
• Digitalisierung bietet messbaren Mehrwert
• SAP Concur lässt sich mit anderen Plattformen (ERP, IS und HR) verbinden
• Cloud-basiertes Arbeiten ist möglich
• Reportings der Reisekostenabrechnung verbessern Sichtbarkeit und Kontrolle
• Buchhaltungsprozesse und -aktivitäten lassen sich neu strukturieren
• System- und Revisionssicherheit ist gegeben
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