Laut einer Studie von PayStream Advisors senken Unternehmen, die sich entschieden haben ihren Reisekostenverwaltungsprozess vollständig zu automatisieren, die Kosten für die Verarbeitung der Abrechnungen um mehr als 70% von 22 auf weniger als 6 Euro. Die Vorteile einer Lösung wie SAP Concur sind zahlreich:
Zentralisierung von Prozessen
Eine digitale Lösung automatisiert Aufgaben, zentralisiert und vereinheitlicht Daten – fehlerhafte Daten werden vermieden. Alle erforderlichen Dokumente werden integriert und zentral abgelegt. Dies bedeutet im Alltag eine erhebliche Zeitersparnis für Abteilungen und Mitarbeiter, die für die Spesenabrechnung zuständig sind.
Digitalisierung von Reisedokumenten und der Reisekostenabrechnung
Unabhängig davon, ob es sich um die Verwaltung von Reisekosten oder die Bearbeitung einer Spesenabrechnung im Restaurant handelt, alles wird digital bereitgestellt. Flug-, Hotel oder Mietwagenbuchungen werden direkt in der gleichen Softwareumgebung gebucht, in der auch die Reisekostenabrechnungen gemacht werden. Buchung, Genehmigung und Reisekostenabrechnung sind direkt online verfügbar und in real time im Managementsystem.
Mehr Transparenz bei allen Ausgaben
Dank eines Systems zur Klassifizierung und Analyse der Daten, erhalten die verschiedenen Bereiche z.B. Finanzen, HR, Einkauf einen besseren Überblick über die Art der Ausgaben (Hotels, Transporte, Verpflegung, Fahrzeugmiete, Nebenkosten usw.) und ihre Verteilung nach Anbietern. Eine gute Möglichkeit mit den am häufigsten nachgefragten Anbietern bessere Tarife auszuhandeln und die Einkäufe mittelfristig zu optimieren. Die Vorteile einer solchen Lösung haben auch positive Auswirkungen für die Reisenden im Unternehmen. Transparenz im Angebot, vereinfachte Buchungsprozesse und eine zeitnahe Abrechnung versprechen optimierte Geschäftsreisen, niedrigere Kosten und zeitersparende Verwaltung.
Rückerstattung der Mehrwertsteuer
Die Digitalisierung des Reisekostenmanagements trägt auch zu einer besseren Rückforderung der Mehrwertsteuer bei, indem hierfür spezialisierte Sites integriert werden. Mit wenigen Klicks überprüfen sie alle Ausgaben und potenzielle Rückerstattungen werden identifiziert. Alles in Abhängigkeit von der Art der Ausgaben und dem Ort der Ausgaben (in Deutschland oder international).
Compliance mit Unternehmenswerten, Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben
Durch die automatische Datenanalyse gewährleistet das Unternehmen wiederkehrende Kontrollpunkte und verringert das Risiko der Nichteinhaltung interner Richtlinien und lokaler Vorschriften. Diese Kontrollen bieten die Möglichkeit, sowohl unbeabsichtigte wie auch vorsätzliche Fehler zu überprüfen. So neigen Mitarbeiter z.B. bei der Kilometerangabe häufig dazu, ihre Kosten um zehn Kilometer zu erhöhen. Laut einer von SAP Concur durchgeführten Studie geben mehr als die Hälfte der für die Genehmigung der Spesenabrechnungen zuständigen Manager (56%) an, dass sie während des Validierungsprozesses selten oder gar keinen Beweis verlangen. Nur 13% überprüft oft die Richtigkeit von Aussagen und 30% von Zeit zu Zeit.
Digitale Lösungen liefern Zeitersparnis und erhöhte Transparenz im Buchungs- und Abrechnungsprozess. Darüber hinaus wird die Compliance der Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben erhöht – Themen, die für die Geschäftsführung, dem Finanzbereich, HR aber sicherlich auch für die Reisenden von immer größerer Bedeutung sind.
Unternehmen mit digitalen Lösungen für Reisemanagement und Reisekostenabrechnung erhöhen Mitarbeiterzufriedenheit und verbessern gleichzeitig die Effizienz des Unternehmens.
